Vedtekter

1. NAVN – HJEMSTED
1.1 Foreningens navn er Foreningen Personvernombudene (”Foreningen”). Det engelske navnet er Norwegian Association of Data Protection Officers.
1.2 Foreningens hjemsted er Oslo kommune.

2. FORMÅL
2.1 Foreningen er en frittstående juridisk person med medlemmer. Den er selveiende og ikke gevinstbærende.
2.2 Foreningens formål er:
2.2.1 å fremme en felles forståelse for etterlevelsen av personvernforordningen (GDPR) og annen personvernlovgivning
2.2.2 å være en samlende forening på tvers av sektorer for personer som oppfyller medlemskriteriene
2.3 Foreningen vil fremme sitt formål ved å:
2.3.1 søke dialog med Datatilsynet i spørsmål om fortolkning av reglene og være talerør på vegne av Foreningens medlemmer
2.3.2 påvirke og delta aktivt i den offentlige debatt innenfor foreningens formål
2.3.3 delta i relevante utvalg, nemder, komiteer og lignende
2.3.4 delta i internasjonale organisasjoner som har lignende formål
2.3.5. delta i utarbeidelse og bistå med kontroll av atferdsnormer, og delta i mekanismer for personvernsertifisering, personvernsegl eller personvernmerke
2.3.6 fremme god rådgivningsskikk, dataetikk og informasjonssikkerhet blant medlemmene
2.3.7 danne og drive nettverk, hvor ideer og erfaringer om GDPR-rådgivning kan utveksles mellom medlemmene
2.3.8 planlegge og eventuelt organisere arrangementer som støtter Foreningens formål
2.4 Foreningen skal være uavhengig av private og offentlige interesser.

3. MEDLEMMER
3.1 Som medlem kan opptas enhver fysisk person som:
3.1.1 er registrert i det norske Datatilsynets register over personvernombud; eller
3.1.2 er registrert i registeret over personvernombud hos en annen kompetent tilsynsmyndighet i EØS-området; eller
3.1.3 har personvernrådgivning som en av sine primære arbeidsoppgaver og kan dokumentere dette overfor Foreningen.
3.2 Nye medlemmer tas opp løpende.
3.3 Styret avgjør endelig om et nytt medlem kan tas opp. Dersom styret avslår søknaden, skal avslaget begrunnes.
3.4 Styret kan delegere opptakskompetansen.
3.5 Hvis et medlem opparbeider et for stort utestående til Foreningen, kan medlemmet ekskluderes. Før et medlem kan ekskluderes, skal det være gjort oppmerksom på misligholdelsen og gitt mulighet til å rette opp forholdet innen fjorten (14) dager.
3.6 Dersom et medlem bytter stilling eller arbeidsgiver/organisasjon, skal dette meddeles til Styret slik at det kan vurdere om vilkårene for medlemskap fortsatt er til stede.
3.7 Ved opptak som medlem kan Foreningen kreve innbetalt en medlemskontingent .
3.8 Dersom medlemskontingenten ikke er betalt innen fristen, skal medlemmet gis en påminnelse og en rimelig frist til å utføre betalingen. Det kan gis et forsinkelsesgebyr. Hvis medlemskontingenten ikke betales, skal medlemmet ekskluderes.
3.9 Fordi Foreningen vil kunne behandle konfidensielle opplysninger, har medlemmene taushetsplikt. Medlemmer kan ikke gi videre konfidensielle opplysninger fra Foreningens møter, fora eller dokumenter. Brudd på taushetsplikten kan føre til ekskludering fra Foreningen. Beslutning om slik ekskludering tas av Styret.

4. GENERALFORSAMLING
4.1 Foreningens høyeste myndighet er generalforsamlingen.
4.2 Hvert medlem har en (1) stemme. Stemmeretten er personlig og kan ikke gis til andre ved fullmakt.
4.3 Retten til å stemme faller bort hvis medlemmet ikke har betalt medlemskontingenten eller ikke møter opp på den innkalte generalforsamlingen.
4.4 Ordinær generalforsamling holdes på egnet sted bestemt av Styret og skal finne sted innen utgangen av første kvartal hvert år, første gang i 2022.
4.5 Generalforsamlingen ledes av en møteleder som velges av generalforsamlingen. Ordinær generalforsamling kalles inn med minst tjueen (21) dagers varsel ved skriftlig henvendelse til hvert enkelt medlem. Innkallelsen skal inneholde tid og sted, samt dagsorden. Innkallelsen skjer digitalt ved at den sendes til den e-postadressen medlemmet har opplyst til Foreningen.
4.6 Forslag fra medlemmene skal, for å bli behandlet på den ordinære generalforsamlingen, være innsendt senest fjorten (14) dager før.
4.7 Ekstraordinær generalforsamling kan innkalles av Styret eller dersom minst 2/3 av medlemmene fremsetter krav om det til Styret, sammen med dagsordenen som ønskes behandlet.
4.8 Ekstraordinær generalforsamling skal holdes senest en (1) måned etter at Styret har mottatt henvendelse om det.
4.9 Ekstraordinær generalforsamling innkalles med minst tjueen (21) dagers varsel ved skriftlig henvendelse til hvert enkelt medlem. Innkallelsen skal inneholde tid og sted, samt dagsorden. Innkallelsen skjer digitalt ved at den sendes til den e-postadressen medlemmet har opplyst til Foreningen.
4.10 Forslag fra medlemmene skal være innsendt fjorten (14) dager før datoen for å kunne behandles på den ekstraordinære generalforsamlingen.
4.11 Senest sju (7) dager før enhver generalforsamling skal hvert medlem motta forslagene som skal behandles på generalforsamlingen. Før den ordinære generalforsamlingen skal dessuten årsregnskapet sendes ut sammen med budsjett for kommende regnskapsår. Utsendelsen skjer digitalt til den e-postadressen medlemmet har opplyst til Foreningen.

5. DAGSORDEN FOR ORDINÆR GENERALFORSAMLING
5.1 Dagsorden:
a) Valg av møteleder.
b) Styrets beretning om Foreningens aktiviteter i det foregående året.
c) Styret legger frem regnskapet.
d) Styret legger frem forslag til budsjett.
e) Innkomne forslag behandles.
f) Valg av leder for en 2-årig periode. Gjenvalg kan finne sted.
g) Valg av styremedlemmer og varamedlemmer for inntil en 2-årig periode. Gjenvalg kan finne sted.
h) Eventuelt.

6. GENERALFORSAMLINGENS BESLUTNINGSDYKTIGHET
6.1 Saker som behandles på generalforsamlingen avgjøres ved simpelt flertall blant de oppmøte medlemmene. Avstemning gjøres ved håndsopprekning med mindre møtelederen bestemmer annet.
6.2 Vedtektsendringer eller beslutning om oppløsning av Foreningen kan vedtas med minst 2/3 flertall.

7. STYRET OG FORENINGENS LEDELSE
7.1 Styret er Foreningens øverste ledelse mellom generalforsamlingene.
7.2 Styret har ansvaret for den overordnede ledelse av Foreningen og sikrer en forsvarlig organisering av Foreningens virksomhet. Styret er ansvarlig for forsvarlig økonomisk drift.
7.3 Foreningens styre består av 5 – 7 medlemmer. Det kan velges 2 – 4 varamedlemmer. Det søkes oppnådd en styresammensetning med et mangfold som samsvarer med Foreningens utvikling og behov. Til styret kan det kun velges en (1) person fra samme organisasjon.
7.4 Styrets leder velges direkte på generalforsamlingen.
7.5 Styremedlemmer velges av generalforsamlingen.
7.6 Alle Foreningens medlemmer kan velges til Styret.
7.7 Styret konstituerer seg selv og fordeler arbeidsoppgavene.
7.8 Styret fastsetter selv sin forretningsorden, og det føres referat fra de avholdte møtene.
7.9 Styret er bare beslutningsdyktig når minst halvdelen av styremedlemmene er til stede, enten fysisk eller digitalt.
7.10 Styrets medlemmer hefter ikke personlig for Foreningens forpliktelser.
7.11 Dersom et styremedlem går av før utløpet av valgperioden, erstattes dette av det varamedlem som fikk flest stemmer på generalforsamlingen eller det som internt avtales mellom varamedlemmene.
7.12 Styret er berettiget til å ta ethvert rettslig skritt som kreves for å ivareta Foreningens formål. Denne kompetansen kan delegeres helt eller delvis.
7.13 Styret har plikt til å påse at aktiviteter som er pålagt et eventuelt sekretariat ivaretas på en forsvarlig og tilfredsstillende måte.

8. ØKONOMI
8.1 Eventuell støtte til Foreningen kan utelukkende betraktes som støtte til Foreningens formål og får ingen innflytelse på Foreningens virke eller holdninger.
8.2 Foreningens inntekter utgjøres av offentlige og private tilskudd og fond, medlemsgebyrer/kontingenter, og ved å avholde arrangementer.
8.3 Styret fører regnskap på vegne av Foreningen. Regnskapsåret er 1. januar til 31. desember.
8.4 Foreningen hefter med hele sin formue.
8.5 Intet medlem hefter for Foreningens forpliktelser eller Foreningens formue utover eventuell betaling av medlemskontingent.

9. TEGNINGSREGEL
9.1 Foreningen tegnes av Styrets leder alene eller av to styremedlemmer i forening.
9.2 Alle utbetalinger skal attesteres av to styremedlemmer.
9.3 Styret kan ikke, uten at generalforsamlingen har besluttet det på forhånd, påta seg gjeldsforpliktelser eller inngå løpende, gjensidig forpliktende kontrakter med en varighet ut over ett år.

10. UTMELDING
10.1 Utmelding av Foreningen skal skje skriftlig til Styret med en (1) måneds varsel.
10.2 Allerede innbetalt kontingent refunderes ikke ved utmelding.

11. UTDELING OG OVERSKUDD
11.1 I overensstemmelse med Foreningens formål beslutter styret hvordan Foreningens midler skal brukes.
11.2 Styret kan ikke honorere styremedlemmer eller andre personer knyttet til Foreningen med vederlag som overstiger det som anses som rimelig etter vervets art og omfang.
11.3 Foreningen skal så vidt mulig legge overskudd til sparing for den generelle drift for de kommende år.

12. OPPLØSNING AV FORENINGEN
12.1 Generalforsamlingen kan beslutte at Foreningen skal oppløses.
12.2 I tilfelle Foreningen blir oppløst, skal den eventuelle beholdning av kontanter og øvrige aktiva deles ut i overensstemmelse med Foreningens formål etter godkjennelse av generalforsamlingen.

Vedtatt av stiftelsesmøtet 27. november 2020